Маркировка документов

Маркировка - методика усиления безопасности конфиденциального документооборота на предприятии, содержащая зашифрованную информацию о документе, дате и времени печати, о лице, его распечатавшем, а также об оборудовании, на котором была осуществлена печать.

Систематизация делопроизводства включает в себя несколько основных направлений. Несмотря на растущую распространенность СЭД, важное место среди них по-прежнему занимает работа с бумажными документами.

Один из самых эффективных подходов к наведению порядка при учете, архивировании и оперативной работе с «бумагой» является маркировка таких документов с помощью технологий штрихкодирования. Они применятся для решения задач автоматического распознавания типа документа, повышения скорости обработки входящей документации, контроля качества работы и надежного хранения данных, а также экономии трудовых ресурсов компании.

Как правило, штрихкоды содержат всю полноту информации, требуемой для идентификации, что избавляет от необходимости хранить их в базе данных. Этот вид маркировки может использоваться для обработки и учета товаросопроводительной и другой регламентированной документации, чтобы обеспечить соответствие бумаг в офисе и на складе.

Маркировка документов позволяет вносить в штрихкод данные предварительной регистрации: дату, место регистрации документов, наименование юрлица-получателя и отправителя и любые другие параметры, включая данные сотрудника, который маркирует оригинал. Это помогает получить четкую картину пути каждого документа внутри компании, разрешать любые конфликтные ситуации со 100%-ной точностью, значительно повышать скорость рабочих процессов в целом.

После проведения маркировки документов возможно объединять их в программе в пакеты по заданным признакам и критериям в соответствии с задачами организации. Далее, современные технологии позволяют произвести связку маркированных бумажных документов и их электронных образов в системе компании. Важно помнить, что за счет функции массового присвоения атрибутов можно проводить групповое архивирование и перемещение бумаг группами.

Скриншоты системы

Правильно выполненная маркировка документов с помощью штрихкода позволяет почти полностью исключить ошибки человеческого фактора при обороте внутри компании. Так, даже если документ будет утерян, можно будет значительно упростить поиски за счет определения последней его регистрации в системе посредствам сканирования.

Обязательная регистрация бумаги путем маркировки также позволяет мгновенно локализовать необходимый документ в цепочке причастных к его обработке сотрудников. Так повышается как скорость, так и точность обработки информации: современные сканеры способны поддерживать скорость обработки данных до 100 штрихкодов в секунду.

Отметка штрих-кодом гарантирует от случайной отправки адресу черновика или неактуальной версии документа. В совокупности с низкими затратами на внедрение таких программ, а также простотой этого процесса, использование штрихкодов для маркировки бумажных документов можно смело назвать обязательным элементов рабочих процессов в современной организации любого профиля.


Отдельный сайт продукта ILD

LeaksDetector.ru

Изучите наглядно преимущества продукта и функционал предотвращения утечек документов.

У вас не типовая задача? Это наш профиль!

*Лицензионное соглашение