Система управления контентом предприятия АСУКП

Автоматизированная система управления контентом предприятия (АСУКП) позволяет компании перейти на полноценный электронный документооборот, при котором все документы находятся в едином архиве, а пользователи могут получать разные уровни доступа к ним. Благодаря АСУКП сокращается время выполнения операций и повышается эффективность контроля над исполнением задач.

Для кого предназначена система?

АСУКП оптимальна для крупных компаний – особенно с территориально удаленными филиалами или подразделениями. Она также подойдет компаниям среднего размера, которые обрабатывают большой объем бумажных и электронных документов (в частности, банки, финансовые организации, страховые компании, госучреждения и др.).

Как система помогает повысить эффективность делопроизводства?

Автоматизация архива документов позволит перейти на полноценный электронный документооборот и отказаться от традиционного бумажного делопроизводства. Вся документация будет храниться в централизованном электронном архиве, доступ к которому настраивается отдельно для каждой группы пользователей (например, отдела, департамента или проектной команды). Другими словами, каждый сотрудник будет видеть только те документы, которые нужны ему в работе. Сотрудники разных подразделений могут предоставлять друг другу права на просмотр и/или редактирование отдельных документов.

Благодаря централизованному архиву значительно упрощается работа с документами, что позволит сэкономить время и ресурсы сотрудников. Также централизованная система электронного документооборота повысит эффективность контроля над исполнением задач. Руководитель в любой момент может проверить статус задачи, связанной с обработкой документа, чего невозможно достичь при бумажном делопроизводстве.

Выгоды для бизнеса

Внедрение АСУКП позволит бизнесу сократить расходы, оптимизировав работу сотрудников с документами. Меньшее количество трудоемких операций (например, поиск или сканирование документов) позволит использовать ресурсы специалистов для менее рутинных и более важных задач.

Компании с широкой сетью филиалов или территориально удаленных подразделений получат возможность пользоваться единым, доступным по всей сети архивом документов. Это сделает работу более слаженной и эффективной.

Удобная система контроля за исполнением задач минимизирует вероятность ошибок, которые совершаются из-за человеческого фактора. Компания сможет выявлять «узкие места» в работе специалистов и легко их устранять.

Централизованный архив позволит снизить накладные расходы на обслуживание хранилища данных и его бэкапирование за счет автоматического переноса устаревших документов на более надежные носители.

Как работает автоматизированная система управления контентом предприятия?

Добавить документ в систему можно несколькими способами: загрузить его с локального или сетевого диска, отсканировать документ через интерфейс приложения, сохранить непосредственно из приложений MS Office, загрузить один или несколько документов с помощью режима drag&drop.

После сканирования документа система автоматически распознает его и согласно настроенным правилам определит тип документа. Далее происходит этап верификации атрибутов документов конкретного типа сотрудниками компании и экспорт документа в архив.

АСУКП способна эффективно работать со структурированной информацией из отсканированных документов: определять тип добавленного документа в соответствии с настроенными правилами, распознавать атрибуты и после их верификации переносить документ в архив. Например, при сканировании паспорта система автоматически определяет тип документа, в заданном порядке заполняет атрибуты документа, определенные отдельно для каждого типа (для паспорта это будут ФИО, номер и серия), а затем, когда они подтверждены сотрудником, документ импортируется в архив. В системе реализованы правила распознавания атрибутов таких документов, как СНИЛС, ИНН, военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, документ об образовании, свидетельство о заключении брака, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и листок временной нетрудоспособности.

Удобная система поиска позволяет находить документы по их атрибутам (типу, названию, имени автора и другим, если атрибуты были автоматически определены и/или заполнены сотрудником вручную). Для файлов с распознанным текстом доступен также полнотекстовый поиск. Результаты поиска ограничиваются настройками доступа к архиву – каждый сотрудник видит данные в соответствии с правами, назначенными его группе в AD.

Технические особенности

Решение обеспечивает бесперебойную работу под высокими нагрузками с большим количеством файлов в территориально распределенной сети компаний. Система поддерживает оптимальную работу до нескольких тысяч сотрудников.

Для реализации системы используется платформа FileNet от компании IBM, которая хранит и версионирует электронные образы, дает возможность поиска по тексту, а также создает строго регламентированные маршруты прохождения документов. Использование ECM-платформы от компании IBM гарантирует надежность и масштабируемость системы, а также предоставляет следующие технические возможности:

  1. Управление электронными данными — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и доступ через различные каналы для любых типов документов, в том числе:
    • электронных документов в форматах Microsoft Office, OpenOffice.
    • электронных образов бумажных документов в различных форматах, в том числе Adobe PDF.
    • отчетов, реестров, выписок и т.д. в любом открытом или проприетарном формате.
  2. Управление образами документов – захват, преобразование и управление бумажными документами.
  3. Управление мультимедиа-контентом – управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
  4. Документно-ориентированное взаимодействие – совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Система обеспечивает возможность интеграции с внешними системами, в частности:

  1. С CRM – для назначения файловой структуры и определения прав к создаваемой структуре архива производится интеграция с CRM-системой посредством API функций системы – IBM FileNet.
  2. С Active Directory – в части организации управления доступом пользователей к системе. Взаимодействие с Active Directory предусматривается использованием функции IBM FileNet. Настройки системы, необходимые для организации взаимодействия с Active Directory, выполняются при внедрении системы.

Стоимость решения

Стоимость эксплуатации системы для компании рассчитывается из стоимости лицензий (лицензируется каждое рабочее место), стоимости внедрения системы и ежемесячной техподдержки.

Наши специалисты рассчитают стоимость системы конкретно для вашей компании с учетом всех предъявленных требований.

Как получить систему

Мы готовы провести презентацию работы АСУКП в вашей компании. Специалисты компании «ЭвриТег» покажут основные функции системы и проведут мини-обследование, на основании которого рассчитают необходимое количество лицензий, стоимость и сроки внедрения системы.

Скриншоты системы

Ознакомиться с тестовой версией системы АСУКП вы можете оформив выездную демонстрацию в вашей компании. Заполните форму ниже, и наш специалист поможет вам с выбором наиболее удобного формата!

Получить дистрибутив системы!

*Лицензионное соглашение