Информационная система управления контентом предприятия

Решение

Автоматизированная система управления контентом предприятия (АСУКП) на платформе IBM.

Цели проекта

Целями проекта в компании «Интеркомп» стали переход на электронный документооборот и создание централизованного электронного архива всех документов. Заказчик нуждался в упрощении работы с электронными документами, сокращении объемов трудоемких операций по регистрации и поиску документов в хранилище на всех этапах работы с ними. Кроме того, требовалось повысить эффективность контроля за доступом к данным и за исполнением задач работниками компании.

Выбор исполнителя

Компания «ЭвриТег» была выбрана исполнителем проекта в результате открытого тендера. Предложенное решение отвечало всем функциональным требованиям заказчика и соответствовало срокам реализации проекта.

Как велась работа до внедрения системы?

До внедрения системы архив электронных документов находился на сетевом диске, и сотрудники компании вынуждены были вручную искать документы и добавлять их туда по мере необходимости. Низкая эффективность такого подхода негативно влияла на скорость бизнес-процессов компании и контроль за исполнением задач по обработке документов, зачастую документы терялись, происходили ошибки из-за разных версий документов.

Что изменилось после внедрения проекта?

После внедрения АСУКП у компании «Интеркомп» появился централизованный архив электронных документов для всех бизнес-подразделений с единым механизмом назначения прав и полномочий.

Благодаря этому значительно ускорились бизнес-процессы, связанные с обработкой документов:

  • повысилась эффективность обработки заявок клиентов;
  • упростился процесс регистрации документов и сократилось время их поиска;
  • выросло качество контроля за исполнением задач по обработке заявок;
  • сократились трудозатраты, связанные с процессами сканирования, распознавания и верификации документов кадрового учета.

Реализация проекта

Для реализации системы специалисты «ЭвриТег» выбрали платформу IBM FileNet. Платформа используется для хранения и версионирования электронных образов документов, организации полнотекстового поиска и поиска по атрибутам документов.

В качестве программного обеспечения при реализации проекта использовались приложения:

  • IBM Web Sphere Application Server,
  • IBM FileNet Content Engine,
  • IBM Datacap,
  • IBM Content Navigator.

АСУКП на платформе IBM FileNet обеспечивает:

  • ввод, классификацию и учет документов различных типов и категорий;
  • сканирование и распознавание документов;
  • хранение и отображение документов;
  • управление содержимым документов;
  • поиск информации в электронном архиве.

В АСУКП реализована возможность работы с различными электронными документами, включая их экспорт/импорт, контроль версий и доступа.

АСУКП поддерживает работу с:

  • электронными документами в форматах MS Office, OpenOffice и т.д.;
  • электронными образами в различных форматах, включая Adobe PDF;
  • отчетами, реестрами, выписками в любом открытом или проприетарном формате;
  • бумажными документами (сканирование, преобразование и управление образами);
  • графическими, видео/аудиофайлами и маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами и рекламными роликами;
  • коллективными проектами.

Сколько времени заняла разработка проекта?

Разработка и внедрение решения заняли полгода. После введения в промышленную эксплуатацию система передана на техническую поддержку специалистам «ЭвриТег».

«После внедрения автоматизированной системы управления контентом у нас появилось единое хранилище электронных документов и копий бумажных документов, которые подразделения нашей компании используют в своей повседневной работе. Упростились процессы регистрации документов и электронного документооборота в целом, руководству стало проще отслеживать исполнение взятых на контроль задач, а сотрудникам – находить документы и работать с ними. Кроме того, в новой системе очень четко разграничены права и полномочия всех сотрудников, а назначать и менять их стало значительно проще. В целом можно отметить ускорение всех бизнес-процессов, связанных с обработкой документов в организации».
У вас не типовая задача? Это наш профиль!

*Лицензионное соглашение